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BTH Tips: 10 Pasos para organizar un evento exitoso

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Muchas empresas y personas se preguntan cómo organizar un evento exitoso, aunque la respuesta no es sencilla, llevar a cabo uno no es tarea fácil, y se complica más aún siendo de gran magnitud como los que suelen realizarse en las instalaciones del BTH Hotel Boutique Concept, y por ello elaboramos una lista de 10 pasos clave para organizar un evento y así lograr una reunión exitosa.

1. Organizando ideas

Lo principal de cómo organizar un evento es plantear todo el plan de acción en papel, analizando los objetivos del encuentro. De modo que paso a paso se observen los detalles importantes a necesitar, como el tipo de salón, cantidad de invitados, ubicación de todos los elementos, cronograma de actividades, etc.

De esta forma, se podrá jugar moviendo cada una de las opciones y tener un planeamiento optimizado.

2. Presupuesto

Los problemas de presupuesto suelen ser un dolor de cabeza cuando no se tiene la información total de todo lo que formará parte del evento, por ello el punto anterior es importante, se evitan contratiempos y hay espacio suficiente para fijar y derivar el presupuesto necesario para contratación de ponentes, refrigerios, traslados, e incluso reservar un capital para imprevistos.

Lo ideal es saber con cuanto presupuesto se cuenta, y elevarlo a través de patrocinantes, para hacer posible el plan ideado, siempre teniendo el tiempo a favor, se minimizarán los riesgos. Como puedes ver este es uno de los pasos cruciales sobre cómo organizar un evento social.

3. Eligiendo los espacios

La tarea de elegir cual sala aprovechar para organizar el evento requiere de mucha atención, ya que se debe considerar la capacidad, el acceso y por supuesto si cuenta con las características que se necesitan para el evento.

Dependiendo del tipo de evento, se deben observar las mejores opciones para que se optimice el espacio requerido, incluso tomar en cuenta cada metro disponible para stands, espacio para el coffee break o acreditaciones, sillas, etc.

Y un punto adicional es la ubicación, y algo que ayuda mucho a los asistentes es contar con un diseño guía del lugar en su invitación.

4. Recursos

Dependiendo del evento, se requieren determinados recursos que en este caso el BTH Hotel provee para realizar presentaciones y conferencias exitosas. Ya sea que requieran de desayunos, bebidas, bocadillos, proyectores, y hasta libretas y lapiceros para sus reuniones empresariales.

Sin embargo, es importante informar si se necesitará de algún medio especial para evitar cualquier imprevisto, y por supuesto, hacer las pruebas necesarias que garanticen que todo marche en orden.

5. Midiendo el tiempo

Todo organizador debe plantearse el tiempo que durará su evento, y partiendo de allí dependerán los servicios de comida y coffee break, así como los intervalos de tiempo entre expositores y la duración de cada uno.

Un punto adicional es dejar suficiente espacio para que los asistentes entablen relaciones y puedan relajarse.

6. Personal encargado

Eventos grandes y pequeños dependen de personal capacitado para atender todas las necesidades.

Esto también debe formar parte del plan de acción, ya que se debe contar con el suficiente tiempo para lograr contratar a la cantidad de personas, que conozcan el evento y puedan tener un buen desempeño.

Pregunta por nuestros paquetes de servicio que incluyen mozos para atención de todos tus invitados. Personal capacitado para una atención que solo el BTH Hotel puede brindar.

7. Base protocolar

Es indispensable contar con conocimientos de protocolo para poder organizar un evento exitoso, sin embargo, en nuestras instalaciones se cuenta con el personal capacitado para elevar el nivel de organización y para cada diferente ocasión.

Es bueno dejarse guiar por quienes tienen experiencia en el campo y contar con asistencia para saber elegir detalles importantes como decoración, iluminación, formato, funcionalidad y formalidad.

8. Recreación

Un punto que como los demás generará grandes ventajas a futuro entre los participantes.

Dependiendo del tipo de evento, puede tornarse pesado que los asistentes sigan el ritmo, sobre todo si es de una jornada completa, por lo que debe tenerse bien pensado el tipo de actividades lúdicas o recreativas para amenizar varios momentos y que sirvan como incentivo para mejorar la experiencia y hacerla inolvidable, entre más creativo se pueda ser, mejor.

9. Informando

Es fundamental informar a los asistentes del tiempo y forma del evento. Ya sea en las invitaciones o a través de medios digitales como redes sociales o correo electrónico, y esto debe ser con la antelación suficiente de modo que cada quien pueda hacer también su propia organización, y no se pierda de nada.

10. Seguridad

Finalmente, se debe verificar que el salón escogido cumple con todas las normas de seguridad ante cualquier imprevisto.

El cuidado de todos los presentes forma parte de la organización y por supuesto la atención la accesibilidad a personas con disparidades es algo determinante a la hora de elegir, siendo el resultado final una reunión exitosa.

Recuerda estos simples pasos y tendrás un evento que todos tus invitados disgfrutarán.

Reserva tu próximo evento en el BTH Hotel Boutique Concept: www.bth.pe

 

 

BTH Hotel, el mejor lugar para celebrar una boda

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¿Estás organizando una boda y no sabes por dónde empezar? Cuando se trata de celebrar una boda, las opciones se multiplican. Seguro que tendrás mil sitios en mente y te será muy difícil elegir uno.

Si ya ha empezado la cuenta atrás para el evento más importante de tu vida, te habrás dado cuenta de que puedes celebrar la boda en una finca, en la playa, en una casa de campo.

Pero ninguna de esas localizaciones te reportará tantos beneficios como celebrar la boda en un hotel.

Si aún estás buscando ese lugar perfecto, un hotel donde puedas celebrar la boda de tus sueños, no te preocupes, una experiencia en el BTH Hotel tiene todo lo que puedes esperar de un buen hotel para celebrar una boda.

Todo en un solo lugar

La comodidad de no tener que salir del hotel y, además, te ahorras el servicio de shuttle.

Son todo beneficios, podrás celebrar la despedida de soltero, peinarte y maquillarte, alojar a los invitados, brunch después de la boda da e incluso un lugar para pasar tu noche de bodas.

¿Quieres saber lo mejor? Tu habitación estará a unos cuantos pasos de la pista de baile

Instalaciones especializadas para una boda

Desde salones de recepción, hasta las áreas determinadas para la realización de una boda. Todos los espacios necesarios tienen están adaptados para una celebración de esta clase.

Un hotel que se especializa en bodas, debe contar con cada uno de estos ambientes, y cada uno de ellos debe estar 100% apto.

Desde salones de recepción hasta una amplia terraza al aire libre, BTH Hotel tiene todo para brindar una experiencia de boda soñada y que puedas hacer tu evento una realidad.

Espacios para todos

Las instalaciones del BTH Hotel son tan amplias que podrás tener hasta 250 invitados o más si aprovechas nuestros espacios abiertos.

Invita a todas esas personas especiales con las desees compartir este momento tan inolvidable de tu vida.

Así que desecha de una vez por todas esa lista en la que descartabas a amigos, tíos y primos por tener el temor de que todos tus invitados no quepan en el lugar de recepción.

Contarás con el apoyo del hotel

En los matrimonios siempre se requerirá de la ayuda de personas que estén dispuestas a colocar los manteles sobre las mesas, colocar las sillas o servir los bocadillos.

En el BTH Hotel tenemos mucha experiencia en la realización de matrimonios por lo que contamos con el personal adecuado para realizar estas y otras actividades.

Consulta directamente con nuestra especialista en eventos y bodas, Diana Castillo (RPC: 989060473), y empieza a convertir tu sueño en realidad.

Cómodas habitaciones

Si planeas una gran boda con toda la familia o si se trata de un evento algo más íntimo, celebrarla en un hotel te aportará muchos beneficios. Sobre todo para aquellos invitados que quieran disfrutar al máximo del enlace y la posterior fiesta.

Cómodas habitaciones para tus invitados más especiales, servicios de spa y masajes, gimnasios, excelente comida. Todo lo que se necesita para pasarla bien antes del gran día.

Para la feliz pareja, tenemos las mejores y más modernas habitaciones. Una noche en nuestras habitaciones Loft garantizan la mejor experiencia de noche de bodas.

Todo lo que necesitas para una estadía perfecta, lo encontrarás en el BTH Hotel.

Disfrutarás de las comodidades del hotel

El BTH Hotel no solo cuenta con un amplios salones y terrazas para la recepción, también tiene un exclusivo bar donde se sirven algunos de los mejores espíritus de nuestra tierra.

Además, cuenta con un moderno gimnasio para quienes quieran mantenerse en forma y nuestro hermoso restaurante Quimera. Un lugar donde podrás disfrutar de los mejores platos, ya sea que busques una experiencia familiar o te aventures a explorar nuevas fusiones.

Espacios a los que podrás acudir después de la boda, compartiendo así gratos momentos no solo durante la boda sino antes y después. Estás instalaciones te permitirán descansar y esperar a que llegue el gran día.

Como verás, no tienes que buscar más porque el BTH Hotel tiene todo lo que necesitas para celebrar tu boda como se debe.

Avísale a tu pareja que la búsqueda terminó y que por fin has encontrado el lugar perfecto para realizar tu boda.